회사에서 자주 쓰는 내부 용어 : 기안서와 보고서의 차이는 무엇인가요

회사에서 문서를 작성하다 보면 “이건 기안서로 작성하세요”, “이건 보고서로 정리해 주세요”라는 말을 자주 듣게 됩니다. 두 문서 모두 업무와 관련된 글이지만, 언제 어떤 문서를 써야 하는지는 처음에는 헷갈리기 쉽습니다. 기안서와 보고서를 잘못 구분하면 업무 흐름이 어긋날 수도 있습니다. 이 글에서는 회사에서 사용하는 기안서와 보고서의 차이를 누구나 이해할 수 있도록 쉽게 설명해 드리겠습니다.

 

 

 

회사에서 자주 쓰는 내부 용어 기안서의 기본 역할

기안서는 새로운 업무나 안건을 제안하기 위한 문서입니다. “이 일을 이렇게 진행하고자 합니다”라는 의사를 회사에 공식적으로 전달하는 역할을 합니다. 아직 결정되지 않은 내용을 제시하고, 승인을 받기 위한 목적이 큽니다. 따라서 기안서는 결재와 함께 사용되는 경우가 많습니다.

 

회사에서 자주 쓰는 내부 용어 보고서의 기본 역할

보고서는 이미 진행했거나 진행 중인 업무의 상황과 결과를 정리해 알리는 문서입니다. 새로운 제안을 하기보다는, 현재 상태를 전달하는 데 초점이 맞춰져 있습니다. 보고서는 상급자가 상황을 파악하고 판단하는 데 필요한 정보를 제공하는 역할을 합니다. 보고서는 반드시 승인을 받기 위한 문서는 아닙니다.

 

목적에서의 가장 큰 차이

기안서와 보고서의 가장 큰 차이는 작성 목적입니다. 기안서는 ‘시작하기 위해’ 쓰는 문서이고, 보고서는 ‘알리기 위해’ 쓰는 문서입니다. 기안서는 앞으로 할 일을 중심으로 작성되고, 보고서는 이미 한 일이나 현재 상황을 중심으로 작성됩니다. 이 목적의 차이가 문서 성격을 완전히 나눕니다.

 

작성 시점의 차이

기안서는 업무를 시작하기 전에 작성하는 경우가 많습니다. 반면 보고서는 업무가 진행 중이거나, 어느 정도 마무리된 후에 작성됩니다. 따라서 같은 업무라도 시점에 따라 기안서가 될 수도 있고, 보고서가 될 수도 있습니다. 이 점을 이해하면 어떤 문서를 써야 할지 판단하기 쉬워집니다.

 

내용 구성의 차이

기안서에는 업무의 목적, 필요성, 진행 계획 등이 포함됩니다. 반면 보고서에는 진행 상황, 결과, 문제점 등이 주로 담깁니다. 기안서는 미래를 향한 문서이고, 보고서는 현재나 과거를 정리하는 문서라고 볼 수 있습니다. 내용의 방향이 다르기 때문에 구성 방식도 달라집니다.

 

결재와의 관계

기안서는 보통 결재를 전제로 작성됩니다. 승인 여부에 따라 업무가 시작되기 때문입니다. 보고서는 상황 공유가 목적이므로, 반드시 결재가 필요한 것은 아닙니다. 물론 중요한 보고서의 경우 결재를 받는 경우도 있지만, 기본적인 성격은 다릅니다.

 

실무에서 헷갈리지 않는 간단한 기준

헷갈릴 때는 이렇게 생각해보면 도움이 됩니다.
“이 일을 시작해도 될까요?” → 기안서
“이 일이 이렇게 진행되고 있습니다” → 보고서
이 기준만 기억해도 대부분의 상황에서 올바른 문서를 선택할 수 있습니다.

 

기안서와 보고서는 모두 회사 생활에서 자주 사용하는 문서지만, 목적과 시점이 다릅니다. 기안서는 제안과 시작을 위한 문서이고, 보고서는 상황 전달을 위한 문서입니다. 이 차이를 이해하면 업무 흐름이 훨씬 명확해질 것입니다. 다음 글에서는 **‘회람이란 무엇인가요’**라는 표현에 대해 알아보겠습니다.